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一、职员职责分工
(一)会长
1.订定会年计划;
2.全年财政预算;
3.设立工作小组,委任小组主席;
4.主持理事会及例会;
5.出席区务会议及总监咨询委员会。
(二)上届会长
1.辅助新一届会长及理事;
2.每年三月召开选举委员会会议,审核各级职员候选人资格;
3.负责召每年之会员大会。
(三)副会长
如会长缺席,第一副会长应作为代会长主持会议或出席一切会议及活动。
会长可以将各小组分配予三位副会长分别联络跟进。
第一副会长可以跟进的小组:
1. 会籍小组;
2.考勤小组;
3.筹款小组;
4.培训小组。
第二副会长可以跟进的小组:
1.服务计划小组;
2.公共关系小组;
第三副会长可以跟进的小组:
1.联谊小组;
2.款接小组;
3.编缉小组。
(四)义务秘书
1.辅助会长各项文书工作;
2.于每次会议前发出通知及准备议程;
3.负责记录每次会议详情,形成会议纪要并发放全体会员;
4.陪同会长出席总监咨询会议;
5.在每一月尾向区会、分域主席、总监、区秘书、指导狮兄及美国总会报告该月之会务活动。
(五)义务司库
负责会中所有财政工作,例如:
1.按时发出会费通知书予全体会员;
2.向全体会员收取应收之各项费用并给予收条及将款项存入银行;
3.负责与银行联络;
4.按时缴交区会及美国总会各项费用及账单;
5.按时向理事会报告最新财政状况,并展示银行月结单及各项收支单据,核对和留意各项应收及应付之数,确保属会财政状况收支健全。
(六)总务
1.负责每次预定会议场地及布置工作,供给每次会议所需之应用物品;
2.如有户外活动或联合会议等,需准备各项应用物品运送至活动场地;
3.保存属会应用物品及财产。
(七)纠察
1.维持会场秩序;
2.在适当时间向会员收取“贺金”,如迟到、未带会章或其它违例事项,为属会募集更多社会服务基金。
二、理事及小组主席职责分工
(一)理事及理事会
1.理事会成员包括:会长,上届会长,副会长,秘书,财务,总务,纠察,获选之理事或前会长;
2.理事是理事会一份子;
3.狮子会之重要决策,必须经理事会议通过;
4.理事会议由会长定期于指定地方举行;
5.特别理事会议可由五位或以上理事成员倡议,并预定议程,由会长决定日期地点举行;
6.必须有一半以上或法定理事会成员出席才可议事;
7. 议决事项必须获得出席之理事会成员一半以上之同意方可生效;
8. 理事会必须严格执行“每年之支出不能超过该年之收入”;
9. 理事会不能通过任何与狮子会章程与宗旨不相符之活动及费用支出议案;
10. 理事必须努力熟悉狮子会各项运作,做人处事必须谦逊,崇尚民主议事精神
11. 理事之各衔既是荣誉,更应承担起以上所述之责任。
(二)小组主席
*小组主席不是理事会成员,除非身兼理事;
*小组主席必须邀请几位狮友共同组成一个工作小组;
*一切议决与理事会的运作相同;
*一切计划及工作程序必须在小组会议讨论及通过,并保存书面记录;
*小组主席是领导者,计划者,也是工作和协调者。任劳任怨,是狮子精神,是个人修养的训练。
1.会藉小组
A. 职责:
(1) 订下会员增长目标,提交理事会通过;
(2) 鼓励会员多携同朋友出席例会或其他活动;
(3) 筹划举办会员研讨会;
(4) 制定方法以避免会员流失;
(5) 作为区会藉小组成员,出席有关会议。
B.执行纲领:
(1) 制定达到增长目标的方法;
(2) 鼓励会员带朋友出席会的活动;
(3) 介绍新狮友的会员应给予奖励;
(4) 每月向理事会报告会藉状况;
(5) 与区会藉小组保持联络,讨论会藉状况及吸收意见;
(6) 新会员入会仪式一定要在庄严气氛下举行;
(7) 新会员入会前,最好参加过区举办的新会员研讨会;
(8) 新会员入会后,该尽快介绍予其他会员,并尽快指派工作,使其有归
属感;
(9) 会员间的联谊工作,应随时随地进行;
(10) 设法减少新旧会员的代沟。
2.出席小组
A.职责:
促使会中每项活动都有高的出席率,每项活动都要有会员出席记录,并与每项活动之主席、秘书及纠察互相合作。
B.执行纲领:
(1)设立全年百分百出席全勤奖;
(2)某狮友如在某一次例会缺席,可于该次例会前十三日或后十三日参加友会例会、分域会议,或区联合例会等以作补偿;
(3)寄发“出席提示卡”给缺席超过两次而没有请假的狮友;
(4)设立有效率的联络网,通知各狮友出席每项活动;
(5)设法使新旧狮友都明白出席及参予是作为狮子会会员的责任;
(6)提高出席率是要基于联谊、会员质素、会员的归属感及活动项目对会员的吸引力(兴趣)。
3.服务计划小组
A.职责:
依从理事会决议的服务方向及政策,进行选择及推荐不少于一个之服务计划给予理事会考虑及批准,并统筹执行。
B.执行纲领:
(1)在年初订下全年服务计划,提交理事会批准,内容应包括服务方向及服务经费的运用;
(2)选择服务计划该考虑以下因素:
1) 需要费用;
2)是否与既定方向配合;
3)狮友的参予;
4)受惠人数。
(3)统筹执行:
1)订下目标;
2) 成立工作小组;
3) 计划及推广;
4) 鼓励狮友参予。
4.培训小组
A.职责:
筹办属会会务研讨会、领导才能训练及其他有关培训和研讨活动。
B.执行纲领:
(1)每年最少举办一次会务研讨会,使狮友能够互相了解职责,提高士气,发挥团队的力量;
(2)举办其他培训活动,提高狮友之领导才能;
(3)协助由分域、分区或区会举办之培训活动。
5.联谊小组
A.职责:
每一个会内所容纳的会员,都有他们不同的背景和独立的个性,所以联谊小组最好能够为他们安排一系列的联谊活动,例如:旅行、登山、游戏、卡拉OK等,使会员欢聚在一起,联络感情,以提高出席率,且务求他们多参与会务。
对新加入会的狮兄、狮姐,为尽快消除他们在新环境中陌生感,联谊小组主席、会长及介绍人应为他们穿针引线,加强他们对属会之归属感,避免感受冷落。
不论新或旧的会员,如果连续三数次缺席例会,联谊小组及会长当马上查究原因,以避免会员流失。所以联谊做得好,会员必定融洽,能够忠诚合作;会务定必扩展顺利;基础好,会员定必增长,且财政亦必健全。能够做到这一点,则对内及对外之一切计划大有卑益,机会之成败,联谊小组责任重大。
B.执行纲领:
(1)定期举办联谊活动,例如旅行、卡拉OK、游戏、体育比赛等;
(2)了解不同年龄的狮友的个别兴趣,以举办适合他们的活动;
(3)对新加入的狮友,该尽快令他(她)与其他狮友熟落,产生归属感;
(4)随时随地都要留意联谊气氛,无论任何形式的聚会,就算是严肃的例会,都希望可以发挥联谊的效果。
6.编辑小组
A. 职责:
主要是向《狮声》供稿,每一个属会之编辑小组主席,每月要主动在区会规定期限内,将其属会内每月的主要讯息,例如:服务计划、主讲嘉宾的议题、新狮友之入会议式及会员的动态和相片,甚或投诉等送交区会,以便区会编辑委员收集及处理后,进行编印。《狮声》目前大约每年度出版七期,内容包括国际总会的讯息、会长的行踪、区域服务计划和推广等。并刊有区会的活动及各属会的会务报告、服务计划和联谊动态,以及青狮会的讯息及动态。有关会内每年兴办的慈善餐会会刊或会员通讯录等的编印,也是编辑小组之责任。
B.执行纲领:
(1)每月在规定期限前,将刊登《狮声》的稿件送到区会;
(2)刊登《狮声》的内容应包括会务发展及个别狮友动态,但不宜刊登一些与狮子会无关的信息,如某狮友开设分店或大寿等;
(3)编制每年就职典礼及慈善餐舞会的特刊。
7.财政小组
A. 职责:
与理事会、各小组及会友紧密联系,以保持属会行政及财务经费运用合理,收支清晰,财政健全。
B.执行纲领:
(1)制定全年财政预算案,提交理事会通过;
(2)向会员收取会费及有关费用;
(3)准时向国际总会、区会等支付各项应缴费用;
(4)每月准备财务收支表向理事会报告;
(5)每半年向国际总会提交财政报告;
(6)年度结算时制定详细全年财政报告提交理事会通过;
(7)保存整理各帐项、单据、发票、底单以备查帐;
(8)可向理事会建议会费合理调整幅度,以保持属会财政健全;
(9)属会如进行某项服务活活动时,负责准备预算案供理事会参考及通过。
8.公关小组
A. 职责:
负责联络各友会会长举行联合年餐或晚餐例会,协助会长邀请主讲嘉宾,并负责向传媒发布本会活动及社会服务的消息。
B.执行纲领:
(1)制定来年工作计划时间表;
(2)制定预算;
(3)招募适当成员加入工作;
(4)充分利用原有资源;
(5)选择适当宣传方法、渠道及媒介;
(6)与友会会长及狮友作充分沟通;
(7)如遇有重要演讲嘉宾应通知传媒派记者出席。 |